5 Tipps zu Aufbau und Nutzung eines Organigramms

Ein Organigramm ist kein Hexenwerk. Mit ein paar Tipps und Tricks haben Sie Ihre Organisationsstruktur im Nu auf dem Bildschirm. Was gilt es zu beachten? Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengestellt.

1. Aktualität

Das A und O eines jeden Organigramms sind aktuelle Informationen. Die Schnelllebigkeit im Unternehmen heute wird hier zur Herausforderung: neue Stellen, neue Mitarbeiter, Umstrukturierungen – es gibt genügend Szenarien, die eine Anpassung des Organigramms erfordern.

Von großem Vorteil kann es sein, das Organigramm für alle oder ausgewählte Mitarbeiter online abrufbar zu machen. Eine SaaS-Anwendung ist schnell einsatzbereit und kostengünstig. Wichtig ist, dass die Datensicherheit gewährleistet ist. Achten Sie in diesem Falle darauf, dass Ihre Daten in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum Europas gespeichert werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist natürlich die Datenpflege. Für die Qualität und Aktualität Ihrer Daten sind Sie selbst verantwortlich. Was Ihnen die SaaS-Anwendung abnehmen kann, ist das automatische Einpflegen Ihrer Daten ins Organigramm. Eine gut gepflegte Excel-Liste reicht hier schon aus. Sie wird von der Software automatisch ausgelesen und in Organigrammform gebracht. Plan B? Sie legen die Informationen selbst in der Anwendung an. Überzeugen Sie sich zunächst davon, dass die Software intuitiv bedienbar ist. Videos, die vorab einen Einblick in das Handling geben, können nützlich sein.

2. Recherche

Was hilft das schönste Organigramm, wenn Sie einzelne Informationen nicht finden? Sie suchen beispielsweise die Telefonnummer eines bestimmten Mitarbeiters, wissen aber nicht, in welcher Abteilung dieser sitzt. Oder: Sie kennen nur den Nachnamen eines Mitarbeiters und wollen ihn trotzdem schnell im Organigramm finden. Wichtig ist, dass die Organigramm Software eine flexible Suchfunktion mitbringt. Das heißt nach allen Informationen, die angelegt oder eingelesen wurden, kann auch gesucht werden.

3. Umstrukturierung

Stetige Veränderungen prägen heutzutage den Geschäftsalltag. Ein Mitarbeiter wechselt die Abteilung oder den Standort und schon muss das Organigramm angepasst werden. Achten Sie darauf, dass Sie mit Ihrer Software einfach und schnell auf Veränderungen reagieren können. Es ist nun mal komfortabler, Stellen, Mitarbeiter und Abteilungen per Drag & Drop im Organigramm zu verschieben, als jedes Kästchen händisch zu löschen und neu anzulegen.

4. Recruiting

Das Organigramm ist eine Stütze für Ihr Recruiting. Im Organigramm können Sie abbilden, welche Stellen aktuell unbesetzt sind und in welchen Abteilungen Engpässe auftreten. Achten Sie am besten darauf, dass sich solche Informationen farblich hervorheben lassen, damit sie sofort ins Auge springen. Denn hier ist eine schnelle Reaktion nötig!

5. Miteinander

Employer Branding, Teambuilding und Mitarbeiterbindung sind in aller Munde. Haben Sie schon einmal daran gedacht, dass Ihr Organigramm dabei auch eine Rolle spielen kann? Im Organigramm können Sie Ihre Teams mit allen Mitarbeitern, Jobtiteln und Zugehörigkeiten abbilden. Jeder Mitarbeiter kann sehen, welchen Platz er im Unternehmen einnimmt, zu welchem Team er gehört und welche Stellung er hat – das Ganze online, jederzeit abrufbar…Auch ein Beitrag, um das Zugehörigkeits- und Miteinandergefühl zu stärken.